Le fonctionnement d’Open repose sur une organisation en trois cercles complémentaires :

Fonctionnement visible et quotidien

• accueil des résident·es
• entretien du lieu
• gestion des usages

→ Assure la vie quotidienne du lieu

Fonctionnement invisible et structurant

• organisation
• coordination
• gestion administrative et financière
• régulation des situations

→ Cœur du système opérationnel

Fonctionnement ponctuel et expert

• technique
• bâtiment
• sécurité
• juridique
• economique

→ Sécurise et renforce le système

(Accueil / quotidien – “les myriapodes”)

• accueil des résident·es
• information et orientation
• ménage et propreté
• cuisine / hygiène
• gestion du linge
• régie légère
• veille/remonte les infos/incidents aux lucanes (cercle 2)

• 2 bénévoles simultanés en saison forte
• 1 en intersaison

• 10 à 20 h / semaine / personne

• planning :

https://wiki.kerminy.org/open:permanences:start

• séjours de 2 à 6 semaines
• 12 à 16 bénévoles sur la saison

Bénévole A — Accueil / coordination

• arrivées / départs
• informations quotidiennes
• coordination espaces
• gestion petits conflits d'usages et autres

→ ~14–15 h / semaine

Bénévole B — Ménage / logistique

• ménage espaces communs
• hygiène cuisine
• lancement clean party
• linge
• remise en état

→ ~18–20 h / semaine

→ rôles hybrides possibles !

• administratif / facturation
• décisions organisationnelles
• maintenance technique
• sécurité spécialisée
• juridique

(Pilotage opérationnel)

• organisation du lieu
• coordination générale
• gestion administrative et financière
• régulation des situations
• interface cercle 1 ↔ cercle 3

→ garantit la continuité du fonctionnement

• 4 à 5 personnes
• 2 à 6 h / semaine / personne
• total : ~20–22 h / semaine
• majorité des tâches à distance

Coordination générale (référent·e lieu)

• arbitrage des priorités
• appui cercle 1
• gestion des situations non standard
• veille du batiment,suivi incidents
• lien cercle 3 pour orga chantiers

• formalisation des consignes :
  • accueil
  • chambres
  • cuisine
  • usages

→ transformation des problèmes récurrents en règles simples, améliorer les outils de communication avec résidents (livret d'accueil, sites…)

Outils :

• Wiki Open :

https://wiki.kerminy.org

• Nextcloud :

https://kerminy.frama.space

→ ~4–5 h / semaine

Réservations / relations

• gestion demandes
• planification
• relation partenaires
• suivi dossiers

Outils :

• Kanboard :

https://kerminy.ovh/kanboard

• Mail OVH / Thunderbird

→ ~5–6 h / semaine

Facturation / trésorerie

• suivi paiements
• facturation (entrée-sorties, par ex le serveur chez : https://ouvadmin.ouvaton.coop/facture)
• adhesions, mailing
• impayés
• Chorus Pro

Outils :

• Paheko :

https://kerminy.frama.space

• PayAsso
• Chorus Pro

→ ~3–4 h / semaine

Coordination bénévoles & stagiaires

• planning bénévoles & stagiaire
• étude et suivi des projets de stage
• suivi rotations
• organisation séjours
• organisation des stages avec tuteur.euses
• logistique

Outils :

• Wiki Open
• Nextcloud

→ ~3–4 h / semaine

Communication

• site web, newsletter, invitation AG
• documents
• mails, mailing,
• réseaux sociaux

Outils :

• Brevo :

https://www.brevo.com

• Site :

https://kerminy.org

• Mail OVH/thunderbird

→ ~2–3 h / semaine

• technique lourde
• bâtiment
• sécurité technique
• juridique complexe

→ pris en charge par le cercle 3

Intervenir sur les tâches non délégables et transmettre :

• technique
• bâtiment
• numérique
• sécurité
• administratif/communication expert
• formation des lucanes

Chaque intervention comprend :

1. Faire
2. Expliquer
3. Documenter

Technique & machines

• réparations
• maintenance
• sécurité électrique

→ ~95 h / an

Numérique

• réseau
• serveurs
• transmission : sites web et outils collaboratifs, interfaces Payasso…
• sauvegardes

Outils :

• serveur Kerminy (ouvaton) avec sites
• Nextcloud :

https://kerminy.frama.space

• interface Payasso

→ ~60 h / an

Bâtiment

• inspections (carnet de suivi sur wiki régie pour par exemple ramonage, check extincteurs…)
• travaux d'aménagements
• encadrement chantiers

→ ~50 h / an

Exterieurs

• Gestion du bois de chauffage (orga chantiers collectifs)
• Entretien/taille/tonte du jardin terrasse et abords chateau

—–

Sécurité

• prévention risques
• conformité
• carnet de suivi
• préconisation, orga chantiers

→ ~15 h / an

Administratif expert

• juridique
• RGPD
• économie/compta

Outils :

• Paheko,Payasso,Chorus Pro…
• documents et soft partagés comme Paheko sur Nextcloud (kerminy.frama.space)

→ ~30 h / an

Le système repose sur :

• Cercle 1 → presence quotidienne
• Cercle 2 → organisation et régulation
• Cercle 3 → sécurisation et transmission

→ permet :

• fonctionnement sans salariat
• autonomie progressive
• robustesse du modèle

—

Note explicative — Détail complet du fonctionnement des cercles de bénévolat

Le fonctionnement d’Open repose sur une organisation en trois cercles complémentaires permettant d’assurer, sans salariat, la continuité, la qualité et la sécurité des activités. Ces cercles correspondent à trois niveaux d’intervention distincts mais interdépendants : le fonctionnement quotidien visible (cercle 1), l’organisation et la régulation (cercle 2), et l’expertise ponctuelle (cercle 3).

Le cercle 1 regroupe les bénévoles présents sur site, en rotation, qui assurent la vie quotidienne du lieu. Leur rôle est concret, visible et directement lié à l’accueil des personnes. Ils prennent en charge l’arrivée et le départ des résident·es, l’explication des règles de vie, l’orientation dans le lieu, ainsi que la réponse aux demandes simples. Ils assurent également l’entretien des espaces communs (cuisine, sanitaires, rangements, circulations), la gestion du linge (lavage, séchage, rangement), et veillent à l’hygiène générale. Ils participent à la gestion des usages (partage des espaces, respect des horaires, gestion des nuisances légères) et effectuent une régie simple : ouverture et fermeture des bâtiments, vérifications visuelles de sécurité, signalement des incidents. Leur charge de travail est estimée entre 10 et 20 heures par semaine et par personne, avec en saison forte deux bénévoles présents simultanément, permettant une répartition des tâches (accueil / coordination d’un côté, ménage / logistique de l’autre), tout en conservant une souplesse et une possible hybridation des rôles. Le cercle 1 n’a pas vocation à prendre des décisions organisationnelles, ni à gérer des questions administratives, techniques ou juridiques.

Le cercle 2 constitue le cœur du système opérationnel. Il regroupe un nombre restreint de bénévoles expérimentés (4 à 5 personnes) qui assurent la continuité, la cohérence et la régulation du fonctionnement global. Leur travail est en grande partie invisible mais structurant. Ils coordonnent l’activité, organisent les plannings, assurent le lien entre les bénévoles sur site (cercle 1) et les intervenants experts (cercle 3), et prennent en charge les décisions courantes. Leur rôle inclut la gestion des situations non standard : conflits d’usage, demandes particulières, ajustements organisationnels, imprévus liés aux réservations ou à l’occupation du lieu. Ils interviennent lorsque les situations dépassent les capacités du cercle 1 sans relever pour autant d’une expertise technique ou juridique lourde.

Le cercle 2 assure également la structuration progressive du fonctionnement du lieu. Il transforme les problèmes récurrents observés (mauvaise utilisation des espaces, nuisances, incompréhensions des règles, problèmes de ménage ou d’organisation) en consignes simples, explicites et partagées. Ces consignes sont formalisées dans différents supports : livret d’accueil, affichages sur site, pages du wiki interne. Cette formalisation permet de rendre le fonctionnement plus lisible, de faciliter l’autonomie des nouveaux bénévoles et de réduire les frictions. Ce travail d’ajustement continu est essentiel pour stabiliser le système dans un contexte de rotation importante.

Sur le plan opérationnel, le cercle 2 se répartit en plusieurs fonctions. La coordination générale (référent·e lieu) assure l’arbitrage, le suivi des incidents et la cohérence globale. La gestion des réservations comprend le traitement des demandes, la planification via Kanboard, les échanges avec les groupes et partenaires, ainsi que le suivi des dossiers. La gestion financière inclut le suivi des paiements, la facturation, le traitement des impayés et l’interface avec les outils comme Paheko, Payasso ou Chorus Pro. La coordination des bénévoles organise les plannings, les arrivées et départs, ainsi que les besoins logistiques. Enfin, la communication couvre la mise à jour du site, des documents, l’envoi de mails, invitations et newsletters (via Brevo), et la diffusion d’informations. L’ensemble de ces tâches représente environ 20 à 22 heures hebdomadaires réparties entre les membres du cercle, avec une forte part réalisable à distance grâce aux outils numériques (Kanboard, Nextcloud, wiki, mail…).

Le cercle 3 regroupe des bénévoles disposant de compétences spécifiques et intervenant de manière ponctuelle. Leur rôle est de traiter les questions techniques, structurelles ou réglementaires qui ne peuvent être prises en charge par les deux autres cercles. Cela inclut la maintenance et la réparation des équipements, la gestion du réseau informatique et des serveurs, les travaux sur le bâti, la sécurité (prévention des risques, conformité), ainsi que les aspects administratifs complexes (juridique, RGPD, dossiers de financement, économie…). Le principe fondamental de ce cercle est la transmission : chaque intervention ne se limite pas à résoudre un problème, mais vise également à expliquer les actions réalisées et à produire des éléments de documentation. Cette logique permet de renforcer progressivement les compétences des cercles 1 et 2 et de limiter la dépendance à des expertises externes.

Le temps d’intervention du cercle 3 est estimé à environ 250 heures par an, réparties entre différents domaines (technique, numérique, bâtiment, sécurité, administratif…). Ces interventions peuvent prendre la forme de journées ponctuelles, de chantiers collectifs ou d’appuis à distance.

L’articulation des trois cercles constitue un système cohérent : le cercle 1 réalise des tâches simples sur site, le cercle 2 organise et régule, le cercle 3 sécurise et transmet. Cette organisation permet de maintenir un fonctionnement robuste sans recours à une équipe salariée, tout en garantissant un niveau de qualité, de sécurité et de continuité compatible avec les exigences d’un lieu collectif accueillant des artistes dans un cadre non marchand. Elle favorise également une montée en compétences progressive des participants et une autonomie accrue du système dans le temps.

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